VNW - Verband norddeutscher Wohnungsunternehmen e.V.

Compliance-Richtlinie des GdW und seiner Mitgliedsverbände

1 Präambel

Korruption ist nicht nur strafbar, sondern untergräbt die ethische Grundlage und Akzeptanz unserer Wirtschaftsordnung.

Der GdW und seine Mitgliedsverbände (kurz: Verbände) betreuen und beraten ihre Mitgliedsunternehmen und vertreten deren Interessen glaubwürdig und loyal in der Öffentlichkeit und gegenüber Politik und Verwaltung. Recht und Gesetz, insbesondere die einschlägigen Vorschriften des Strafgesetzbuchs, sind dabei zu beachten. Die Verbände werden beim Erlass von Richtlinien diesen Orientierungsrahmen berücksichtigen, um der Korruption keine Chance zu geben. Der Orientierungsrahmen wird regelmäßig evaluiert und bei Bedarf angepasst.

2 Verhaltenskodex

Die Umsetzung und Einhaltung des Verhaltenskodex zur Vorbeugung von Korruption ist nicht nur Aufgabe der Vorstände, sondern eine Gesamtaufgabe aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Verbände:

  • Sie haben als Mitarbeiterin und Mitarbeiter der Verbände die Ihnen übertragenen Aufgaben gewissenhaft, unparteiisch und gerecht zu erfüllen. Korruptes Verhalten widerspricht diesen Verpflichtungen und schadet dem Ansehen der Verbände. Es zerstört das Vertrauen der Mitgliedsunternehmen sowie der Öffentlichkeit in ihre Arbeit. Daher sind Sie aufgefordert, durch Ihr Verhalten ein Vorbild für alle anderen zu sein und Korruption abzulehnen.
  • Signalisieren Sie gegenüber jedermann, dass Sie nicht bestechlich sind und wehren Sie jeden Korruptionsversuch sofort ab. Lassen Sie niemals den Eindruck entstehen, dass Sie für Geschenke oder Zuwendungen empfänglich sind (siehe unter 3). Sollten Sie von einer Person um zweifelhafte oder pflichtwidrige Handlungen gebeten werden, so ist ein Mitglied des Vorstandes bzw. der Geschäftsführung zu informieren.
  • Vermeiden Sie den Eindruck einer unredlichen Arbeitsweise durch Offenheit, Transparenz und gute Dokumentation. Im Prüfungsbereich ist eine transparente und nachvollziehbare Arbeitsweise und Dokumentation besonders unerlässlich. Insbesondere die Prüfungsdurchführung und -ergebnisse sind ausreichend und nachvollziehbar zu dokumentieren.
  • Bei privaten Kontakten sollten Sie von Anfang an klarstellen, dass Sie streng zwischen Dienstlichem und Privatem trennen, um nicht in den Verdacht der Vorteilsnahme zu geraten. Zweifelsfälle sind an ein Mitglied des Vorstandes bzw. der Geschäftsführung heranzutragen.
  • Korruption kann nur verhindert und bekämpft werden, wenn sich jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter für den Verband verantwortlich fühlt und im Rahmen seiner Aufgaben dafür Sorge trägt, dass Dritte durch korrupte Handlungen keinen Einfluss auf die Abläufe und Entscheidungen erlangen. Wenn Sie korrupte Handlungen von Kollegen bemerken, sind diese von Ihnen nicht zu unterstützen oder zu decken, sondern vertrauensvoll an ein Mitglied des Vorstandes bzw. der Geschäftsführung zu melden.
  • Auch bei von Ihnen ausgeübten oder angestrebten Nebentätigkeiten muss eine klare Trennung zwischen der Tätigkeit beim Verband und der Nebentätigkeit bestehen. Im Zweifelsfall muss auf die Nebentätigkeit verzichtet werden. Beachten Sie, dass jede Nebentätigkeit - soweit sie nicht arbeitsvertraglich vereinbart ist - vom Verband vorab genehmigt werden muss.
  • Sofern für Sie berufsrechtliche Geheimhaltungspflichten eines besonderen Berufsträgers (insbesondere Wirtschaftsprüfung und Rechtsberatung) gelten oder Sie mit einem solchen Berufsträger zusammenarbeiten oder Sie von Tatsachen Kenntnis erlangen, die den Tätigkeitsbereich eines solchen Berufsträgers betreffen, sind Sie zur Verschwiegenheit und Geheimhaltung verpflichtet. Die Pflicht bezieht sich auf alle Tatsachen und Umstände, die dem Berufsträger in Ausübung seiner Tätigkeit bekannt geworden sind. Sollten Sie Kenntnis davon erlangen, dass geheimhaltungsbedürftige Tatsachen an Unbefugte dringen, haben Sie den betreffenden Berufsträger und ein Mitglied des Vorstandes bzw. der Geschäftsführung unverzüglich davon zu unterrichten.
  • Als Mitarbeiter bzw. Mitarbeiterin des Verbandes haben Sie selbstverständlich auch darüber hinaus Recht und Gesetz zu beachten.

3 Richtlinie zu Zuwendungen und Geschenken

Für die in den Verbänden beschäftigten Wirtschaftsprüfer gilt zusätzlich § 13 Abs. 4 der Satzung der Wirtschaftsprüfer (i. d. F. vom 28.02.2008), wonach Zuwendungen nur angenommen werden dürfen, wenn sie offensichtlich unbedeutend sind und keinen Einfluss auf die Entscheidungsfindung oder das Ergebnis der Tätigkeit haben. Die Ausführungen der Richtlinie sind mit den Bestimmungen der Berufssatzung vereinbar. Im Zweifelsfall ist eine Abstimmung mit einem Mitglied des Vorstandes bzw. der Geschäftsführung vorzunehmen.

3.1 Zuwendungen finanzieller Art

Die Annahme finanzieller Vorteile, wie z. B. die Annahme von Geld oder der Abschluss von verbilligten Krediten etc., ist den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern generell untersagt.

Bei entsprechenden Angeboten ist unverzüglich ein Mitglied des Vorstandes bzw. der Geschäftsführung darüber zu informieren.

Leistungsbeziehungen zwischen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des Verbandes zu Mitgliedsunternehmen oder anderen, die mit dem Verband in geschäftlicher Verbindung stehen, sind so zu gestalten, als wären sie wie unter Dritten abgeschlossen worden.

3.2 Geschenke

Höherwertige Geschenke sind grundsätzlich abzulehnen.

Geschenke dürfen angenommen werden, wenn es gesellschaftlich geboten ist, wie z. B. Anstandsgeschenke (Geschenke zu bestimmten Anlässen wie Geburtstage, Jubiläen, Verabschiedungen, Weihnachten), oder wenn es sich um Werbegeschenke von geringem Wert handelt. Die Geschenke müssen dabei in einem angemessenen Verhältnis zum Anlass und zum Beschenkten stehen.

3.3 Bewirtung und Einladungen zu Veranstaltungen und Reisen

Bewirtungen unter Geschäftspartnern (Geschäftsessen) sind in einem angemessenen Rahmen zulässig.

Ebenso sind gelegentliche Bewirtungen außerhalb der geschäftlichen Tätigkeit (Freizeit) sowie Einladungen zu Sportveranstaltungen, Firmenfesten oder kulturellen Events u. ä. zulässig, soweit Art und Wert der Bewirtung bzw. der Einladung in einem angemessenen Verhältnis zum jeweiligen Anlass und zur Stellung des Eingeladenen stehen.

Zulässig ist ebenfalls die Teilnahme an einem Rahmenprogramm in Zusammenhang mit Verbandstagen, Arbeitstagungen, Fachveranstaltungen, wie Kongressen, Schulungen oder Workshops.